Een virtuele notulist: hoe dan?

tip virtual clara

Wordt jouw vergadering wel eens genotuleerd door iemand die er niet bij was? Het gebeurt steeds vaker, en het is heel handig! Al was het alleen maar omdat je niet meer vooraf hoeft te bedenken of er een notulist nodig is. Dat bepaal je gewoon achteraf.

Het werkt heel simpel: Laat je eigen aantekeningen uitwerken of lever een audiobestand aan; dan neem je gewoon de vergadering op met je smartphone.

Virtual Clara notuleert nu vier jaar virtueel. Soms werkt ze een audio-opname uit tot woordelijk verslag, soms is een samenvatting van het geluidsbestand voldoende.

Wie is er aan het woord?

Als je virtueel notuleert, zie je niet wie er spreekt en je mist de meeste lichaamstaal. Maar dat is geen probleem als je alleen wilt laten vastleggen wat er is gezegd of afgesproken. Bij een brainstorm bijvoorbeeld, of een bestuursvergadering. Wil je wel weten wie wat zei, dan is uit stemgeluid en context meestal op te maken wie er aan het woord is. Zeker als de aanwezigen zich aan het begin van de vergadering voorstellen, maar een presentielijst helpt ook.

Een bedreven voorzitter maakt het de virtuele notulist extra makkelijk door elke spreker die het woord krijgt bij naam te noemen. Dat lijkt misschien omslachtig, maar is eigenlijk altijd een goed idee. Want je betrekt een deelnemer actiever bij de vergadering door zijn of haar naam te noemen.

Lichaamstaal

Bijna alle non-verbale communicatie gaat aan een virtuele notulist voorbij. Oogcontact en gezichtsuitdrukkingen, maar ook kleding, houding, lichaamsgeur en zweetdruppels, ze heeft er geen erg in. En dat geeft helemaal niets! Want voor de notulist is het niet relevant. Non-verbale communicatie is wel belangrijk voor degenen die aan het vergaderen zijn. Het helpt als je ziet hoe anderen aan tafel zitten. Het speelt een rol in de manier waarop de vergadering verloopt. Maar een notulist staat buiten de vergadering. Voor het verslag is het niet relevant of de sfeer vijandig was of gemoedelijk, of iemand paars aanliep van woede of vergeten was zijn schoenen te poetsen.

Want een goed verslag beperkt zich juist tot het verbale deel van de communicatie. Alleen de besluiten die zijn genomen en de feitelijke onderbouwing daarvan zet je zwart op wit. Onderlinge onuitgesproken boodschappen spelen een belangrijke rol in de vergadering. Maar alleen het resultaat van deze o zo relevante onderstroom wordt gevangen in een verslag. Helemaal prima dus als de notulist er niet bij is!

Resultaat

Als je gewend bent je vergaderingen op te nemen, kun je altijd achteraf, op grond van de inhoud van de vergadering of op verzoek van een aanwezige, besluiten om notulen te laten maken. En dat is handig.

Als je aan het vergaderen bent, communiceer je met de aanwezigen op allerlei niveau’s. Je verwerkt de informatie die op je afkomt, werkt aan je band met de anderen en probeert ook nog eens je persoonlijke agenda af te werken, je eigen belangen te behartigen. Geen wonder dat je niet altijd alles meekrijgt wat er wordt gezegd. Wat je wel hoort, blijft ook niet allemaal hangen. En dat geldt voor iedereen aan tafel. Daarom is het een goed idee er een gewoonte van te maken je vergaderingen op te nemen. Komt het er eens op aan, dan is een duidelijk virtueel verslag zo geregeld. En soms bespaart dat je een hoop gedoe.