Het nieuwe vergaderen

tip virtual clara

 

Laat jij je vergadering wel eens notuleren door iemand die er niet bij was? Het voelt misschien wat gek, maar het is heel handig. Al was het alleen maar omdat je niet vooraf hoeft te bedenken of er een notulist nodig is. Dat bepaal je gewoon achteraf.

Het werkt heel simpel: neem je vergadering op. Elke smartphone kan goede audio-opnames maken. Je zult vast niet alle opnames gebruiken, want niet elke vergadering vraagt om een verslag. Maar zo’n opname kost je ook niets! En is het eens nodig, dan laat je er notulen van maken. Door Virtual Clara bijvoorbeeld. Die doet dat al jaren.

Wie is er aan het woord?

Een virtuele notulist ‘ziet’ niet wie er aan het woord is. Dat is geen probleem als je alleen wil vastleggen wat er is gezegd of afgesproken en niet wie het zei. Bij een brainstorm bijvoorbeeld, of een bestuursvergadering. Vergader je met maximaal 7 deelnemers (sowieso een voorwaarde voor besluitvaardig vergaderen)? Dan is uit stemgeluid en context goed af te leiden wie er aan het woord is, zeker als de aanwezigen zich aan het begin van de vergadering voorstellen.

Een bedreven voorzitter maakt het de virtuele notulist extra makkelijk door sprekers met naam en toenaam het woord te geven. Bij de overheid spreekt dat al voor zich. Debatten in de Tweede Kamer, maar ook gemeenteraadsvergaderingen, commissies en een politiek forum verlopen heel ordelijk via de voorzitter. Vergader je met mensen die elkaar niet allemaal kennen, dan is het niet alleen handig voor de notulist, maar ook voor de aanwezigen als de voorzitter elke spreker bij naam noemt. Klinkt dat te ingewikkeld? Stuur in ieder geval een aanwezigenlijst met je geluidsbestand mee. Dan komt je virtuele notulist er vast wel uit.

Lichaamstaal

Zo’n 70 procent van onze communicatie bestaat uit non-verbale communicatie. Oogcontact en gezichtsuitdrukkingen, maar ook kleding, houding, toonhoogte, zweetdruppels, noem maar op.  Voor degenen die aan het vergaderen zijn, is dat heel belangrijk. Het helpt als je ziet hoe anderen aan tafel zitten. Als je signalen van twijfel of wantrouwen bespeurt, pas je je eigen lichaamstaal, de informatie die je verstrekt en de afspraken die je maakt daarop aan. Zo kun je eventuele terughoudendheid ombuigen naar vertrouwen en een beter resultaat. Een virtueel notulist krijgt die lichaamstaal grotendeels niet mee. Maar dat is ook niet belangrijk!

Zwart op wit

De conclusies en afspraken die uit al die vormen van communicatie voortkomen, díe worden in woorden gevat. En in professionele notulen vind je alleen dat laatste stukje communicatie terug. Voor het verslag is het niet relevant of de sfeer vijandig was of gemoedelijk, of iemand paars aanliep van woede, of vergeten was zijn schoenen te poetsen. Een goed verslag beperkt zich tot het verbale deel van de communicatie. Alleen de besluiten die er zijn genomen en de feitelijke onderbouwing daarvan zet je zwart op wit. Natuurlijk wordt dat wat je zegt continu beïnvloed door een eindeloze stroom van onderlinge onuitgesproken boodschappen. Maar deze o zo relevante onderstroom is nu eenmaal niet te vangen in een verslag.

Objectief 

Als je aan het vergaderen bent, communiceer je met de aanwezigen op allerlei niveau’s. Je verwerkt alle informatie die op je afkomt, werkt aan je band met de anderen en probeert ook nog je persoonlijke agenda  af te werken, je eigen belangen te behartigen. Geen wonder dat je niet altijd alles meekrijgt wat er wordt gezegd. En wat je wel hoort, blijft ook niet allemaal hangen. Dat geldt voor iedereen aan tafel. Gelukkig geeft dat niet. Maak er een gewoonte van om een audiobestand te maken. Dan is dat virtuele verslag zo geregeld als het er eens op aankomt.

Het nieuwe vergaderen

De meeste verenigingen en grote bedrijven en instellingen hanteren een vaste vergaderstructuur. Maar een goed verslag geeft juist ook nieuwe, flexibele werkvormen een nuttig handvat. Gelukkig wijst het nieuwe vergaderen zich eigenlijk vanzelf. Of je nu papierloos of ‘topless‘ vergadert, maak er een gewoonte van de vergaderingen met je smartphone op te nemen. Vraag wel even vooraf of de aanwezigen het daarmee eens zijn! En als een schriftelijk verslag dan een keer handig blijkt, stuur je gewoon jouw audio-opname in. Virtual Clara zit alvast voor je klaar.