Opgeruimd de zomer in

virtual clara notulist VA virtual assistant secretaresse VA transcriptie

Met de grote vakantie in aantocht schakelt iedereen net even een tandje hoger om alle lopende zaken af te ronden. De post speelt daarin een centrale rol. Want niemand zit te wachten op een uitpuilende brievenbus. Je waarnemer weet er geen raad mee en je wordt er zelf ook niet vrolijk van. Niet als je aan het afronden bent voor vertrek met zonnige bestemming, maar al helemaal niet als je straks uitgerust weer aan het werk wil gaan. Dus maak nu vast korte metten met die post overload!

Papieren post

Het is vrij eenvoudig om paal en perk te stellen aan de papieren post. Beperk je ongeadresseerde papieren post per direct door een Ja Nee sticker te bestellen (ook die leuke Loesje variant) of af te halen (alleen Ja Nee en Nee Nee) bij de balie van je gemeente. Dan blijft er nog een heleboel ongewenste geadresseerde papieren post over. Maar ook daar kun je je voor afmelden! Dat doe je per adres en naam via Postfilter.nl. Je moet er even een account voor aanmaken, maar dan is het ook in een oogwenk geregeld. Het duurt vervolgens nog een paar weken voor het goed werkt. Dus geef het meteen even prioriteit!

Virtual Clara assistant secretaresse tip e-mail inbox hulp ondersteuning opruimen

E-mail op orde

En dan nu de e-mail! Ruim je inbox één keer goed op en hou hem daarna makkelijk op orde met een praktische werkroutine. Afhankelijk van de staat van je inbox, kan het handig zijn om hier een dagdeel voor te reserveren. Gun je die tijd: al doende rond je meteen een heleboel losse eindjes af voor je vakantie! Zo krijg je jouw e-mail op orde:

  1. Lees deze stappen eerst een keer allemaal door.
  2. Maak maximaal 10 mappen onder je inbox, waaronder in ieder geval een map Oud en een map Lezen. Je kunt daarnaast een Afgehandeld gebruiken of een Privé en een Zakelijk. Of je benoemt een aantal lopende projecten of vaste opdrachtgevers. Kies wat voor jou werkt, maar maak niet te veel mappen! Een globale indeling is makkelijker in het gebruik. Denk ook even na over de juiste volgorde. Als je de mappen een naam met een nummer geeft, komen ze op een vaste volgorde onder je inbox. Helemaal bovenaan zet je (1) een map als Lezen, die je niet wilt vergeten. Helemaal onderaan zet je de minst belangrijke map, bijvoorbeeld (9) Oud. Voltooide projecten en opdrachten sleep je hier naartoe.
  3. Sorteer nu alle e-mail in je inbox op datum. Sleep alle e-mail die meer dan 2 maanden oud is in de map Oud. Heb je straks tijd over? Dan kun je daar alsnog doorheen. Bekijk nu de recentere e-mail.
  4. Sorteer op alfabet (afzender of onderwerp). Begin met de mailinglists. Meld je af als je niets met een mailinglist (meer) doet en verwijder alle e-mails uit deze groep. Wil je lid blijven en de e-mails misschien nog een keer lezen? Sleep de e-mails dan naar de map Lezen (als je er een keer voor wil gaan zitten) of Afgehandeld (als je er misschien nog een keer naar wil zoeken).
  5. Nu de rest van de e-mails. Handel alle e-mail die je meteen af kan handelen nu af, van oud naar nieuw. Gooi weg wat onzin is (meld je af als dat kan). Handel af wat je meteen kan doen. Sleep de e-mail daarna naar Afgehandeld of – als je meerdere projecten of opdrachtgevers of onderwerpen hebt die je uit elkaar wilt houden – naar de betreffende map in je mappenstructuur. Wil je een afgehandelde e-mail toch in je Postvak IN laten staan omdat er losse eindjes zijn? Dan valt die e-mail nu onder de e-mails van stap 6.
  6. De e-mails die nu nog in je inbox staan, zijn de oorzaak van je steeds opnieuw dichtslibbende Postvak IN. Want vaak doe je niet meteen iets met een e-mail, maar wil je het onderwerp niet uit het oog verliezen of wil je er pas op een later moment iets mee. Laat zo’n e-mail niet in je inbox staan, maar zet hem op een takenlijst. In Outlook sleep je de e-mail simpelweg naar het taakicoontje. Dan komt er een pop up waar je een datum en tijd kan ingeven waarop je de e-mail weer wil zien.
  7. Heeft jouw e-mailpakket geen takenlijst, dan gebruik je misschien een takenlijst app als Evernote of To-do-ist? Bedenk zelf hoe je het e-mailbericht zo praktisch en snel mogelijk om kan zetten in een taak die weer onder je aandacht komt op het juiste moment zonder dat je er iets extra’s voor hoeft te doen. Let op: de e-mail moet dus A. in een dagelijks gebruikt takenpakket (of zelfs papieren agenda?). En het moet B. erg makkelijk zijn om de e-mail in een taak om te zetten, zodat je het niet uitstelt.
  8. Heb je een taak gemaakt? Sleep de e-mail zelf dan naar je e-mailarchief, ook al heb je er dus nog niets mee gedaan. Op het juiste moment komt hij weer onder je aandacht.

En voilà: Je Postvak IN is opgeruimd! Het is handig je e-mail nu dagelijks op deze manier bij te houden. Je laat alleen in je inbox staan wat je wil doen zodra je even tijd hebt. Lopen de e-mails je beeldscherm af, dan staat er te veel in en moet je er wat kritischer doorheen. Ben je een tijd afwezig of heb je het toch een paar weken te druk? Dan heb je met deze richtlijnen ook een dichtgeslibde inbox in no time weer op orde. Laat die vakantie nu maar komen!

Virtual Clara 2011-2019 VA notulist virtual assistant prijs transcriptie tekst redigeren secretaresse prijs