Het nieuwe vergaderen

tip virtual clara

 

Laat jij je vergadering wel eens notuleren door iemand die er niet bij was? Het voelt misschien wat gek, maar het is heel handig. Al was het alleen maar omdat je niet vooraf hoeft te bedenken of er een notulist nodig is. Dat bepaal je gewoon achteraf.

Het werkt heel simpel: neem je vergadering op. Elke smartphone kan goede audio-opnames maken. Je zult vast niet alle opnames gebruiken, want niet elke vergadering vraagt om een verslag. Maar zo’n opname kost je ook niets! En is het eens nodig, dan laat je er notulen van maken. Door Virtual Clara bijvoorbeeld. Die doet dat al jaren.

Wie is er aan het woord?

Een virtuele notulist ‘ziet’ niet wie er aan het woord is. Dat is geen probleem als je alleen wil vastleggen wat er is gezegd of afgesproken en niet wie het zei. Bij een brainstorm bijvoorbeeld, of een bestuursvergadering. Vergader je met maximaal 7 deelnemers (sowieso een voorwaarde voor besluitvaardig vergaderen)? Dan is uit stemgeluid en context goed af te leiden wie er aan het woord is, zeker als de aanwezigen zich aan het begin van de vergadering voorstellen.

Een bedreven voorzitter maakt het de virtuele notulist extra makkelijk door sprekers met naam en toenaam het woord te geven. Bij de overheid spreekt dat al voor zich. Debatten in de Tweede Kamer, maar ook gemeenteraadsvergaderingen, commissies en een politiek forum verlopen heel ordelijk via de voorzitter. Vergader je met mensen die elkaar niet allemaal kennen, dan is het niet alleen handig voor de notulist, maar ook voor de aanwezigen als de voorzitter elke spreker bij naam noemt. Klinkt dat te ingewikkeld? Stuur in ieder geval een aanwezigenlijst met je geluidsbestand mee. Dan komt je virtuele notulist er vast wel uit.

Lichaamstaal

Zo’n 70 procent van onze communicatie bestaat uit non-verbale communicatie. Oogcontact en gezichtsuitdrukkingen, maar ook kleding, houding, toonhoogte, zweetdruppels, noem maar op.  Voor degenen die aan het vergaderen zijn, is dat heel belangrijk. Het helpt als je ziet hoe anderen aan tafel zitten. Als je signalen van twijfel of wantrouwen bespeurt, pas je je eigen lichaamstaal, de informatie die je verstrekt en de afspraken die je maakt daarop aan. Zo kun je eventuele terughoudendheid ombuigen naar vertrouwen en een beter resultaat. Een virtueel notulist krijgt die lichaamstaal grotendeels niet mee. Maar dat is ook niet belangrijk!

Zwart op wit

De conclusies en afspraken die uit al die vormen van communicatie voortkomen, díe worden in woorden gevat. En in professionele notulen vind je alleen dat laatste stukje communicatie terug. Voor het verslag is het niet relevant of de sfeer vijandig was of gemoedelijk, of iemand paars aanliep van woede, of vergeten was zijn schoenen te poetsen. Een goed verslag beperkt zich tot het verbale deel van de communicatie. Alleen de besluiten die er zijn genomen en de feitelijke onderbouwing daarvan zet je zwart op wit. Natuurlijk wordt dat wat je zegt continu beïnvloed door een eindeloze stroom van onderlinge onuitgesproken boodschappen. Maar deze o zo relevante onderstroom is nu eenmaal niet te vangen in een verslag.

Objectief 

Als je aan het vergaderen bent, communiceer je met de aanwezigen op allerlei niveau’s. Je verwerkt alle informatie die op je afkomt, werkt aan je band met de anderen en probeert ook nog je persoonlijke agenda  af te werken, je eigen belangen te behartigen. Geen wonder dat je niet altijd alles meekrijgt wat er wordt gezegd. En wat je wel hoort, blijft ook niet allemaal hangen. Dat geldt voor iedereen aan tafel. Gelukkig geeft dat niet. Maak er een gewoonte van om een audiobestand te maken. Dan is dat virtuele verslag zo geregeld als het er eens op aankomt.

Het nieuwe vergaderen

De meeste verenigingen en grote bedrijven en instellingen hanteren een vaste vergaderstructuur. Maar een goed verslag geeft juist ook nieuwe, flexibele werkvormen een nuttig handvat. Gelukkig wijst het nieuwe vergaderen zich eigenlijk vanzelf. Of je nu papierloos of ‘topless‘ vergadert, maak er een gewoonte van de vergaderingen met je smartphone op te nemen. Vraag wel even vooraf of de aanwezigen het daarmee eens zijn! En als een schriftelijk verslag dan een keer handig blijkt, stuur je gewoon jouw audio-opname in. Virtual Clara zit alvast voor je klaar.

Virtual privacy: doe eens een kuurtje!

Een goede secretaresse weet haar mond te houden. Maar dan ben je er nog niet! Of je nu een kletskous bent of een binnenvetter, op internet is iedereen vogelvrij.

Met deze tips van Virtual Clara bescherm je snel en fatsoenlijk je virtuele privacy. Met een heuse virtuele kuur voor wie echt van de hoed en de rand wil weten. Dus zit je na de belastingaangifte nog lekker in je workflow? Gooi dat kuurtje er dan meteen even achteraan!

#ComeToTheDuckSide

Wil je niet dat anderen zien welke informatie jij opzoekt? Via DuckDuckGo vind je alle informatie die je zoekt op laptop, tablet of smartpone. Neem de tijd om het in te stellen, je krijgt er geen spijt van. Begin bijvoorbeeld met de smartphone app, waar je jouw zoekgeschiedenis door vlammen kan laten verzwelgen. Smaakt dat naar meer? Ze hebben ook een fijne Privacy Crash Course!

Internetbankieren

Gebruik voor het internetbankieren altijd de app van je eigen bank. Dat is veel veiliger dan bankieren via de browser. Zit je toch vaak achter je pc te bankieren? Dan is ESET Internet Security misschien wat voor jou. Naast een prima computerscan is er ook een programma voor veilig internetbankieren.

Wachtwoorden

Het is best logisch, maar heel bewerkelijk dat je voor elke website een ander wachtwoord moet gebruiken. Ben je het onthouden moe? Gebruik dan een wachtwoordmanager of digitale kluis om je wachtwoorden in op te slaan. Virtual Clara gebruikt KeePass op haar pc. Dat is lekker solide, maar werkt helaas niet op Apple apparaten. Wil je jouw wachtwoorden vanaf al je apparaten kunnen opzoeken in dezelfde app? Kijk dan eens naar dashlane.com of lastpass.com. Ze hebben allebei een gratis en een betaalde variant.

Een goed wachtwoord bedenk je niet zelf, maar maak je met een generator. Bijvoorbeeld met deze onlinewachtwoordgenerator.

Facebook

Welke gegevens deel jij met Facebook? Zet in ieder geval deze stappen om je privacy te beschermen:

  • Log in bij Facebook en ga naar Instellingen > Privacy.
  • Zet Locatie uit.
  • Selecteer Vrienden bij Wie kan jouw toekomstige berichten zien?
  • Selecteer Vrienden bij Wie kan jou zoeken met behulp van het e-mailadres/telefoonnummer dat je hebt opgegeven?
  • Kies Nee bij Wil je dat zoekmachines buiten Facebook doorverwijzen naar jouw profiel?
  • Nu ga je naar Settings > Tijdlijn en Taggen. Kies Alleen ik of Vrienden bij Wie kan berichten waarin je bent getagd op je tijdlijn zien?
  • Doe hetzelfde bij Wie kan zien wat anderen op jouw tijdlijn plaatsen?

Instagram

Als je Instagram gebruikt, doe dan hetzelfde:

  • Log op je computer in bij Instagram > accounticoontje > tandwiel > Privacy en beveiliging
  • Privé-account > vink aan
  • Activiteitsstatus > vink uit bij Activiteitsstatus weergeven
  • Foto’s van jou > Handmatig toevoegen
  • Menu links > Bevoegde toepassingen > verwijder gekoppelde apps

Smaakt dat naar meer? Of wil je weten waarom het verstandig is dit zo in te stellen? Doe eens een data-detox en zie welke gegevens er allemaal over jou verzameld worden en wat je daar zelf aan kunt doen!

Data detox?

Met de Data Detox Kit volg je online een achtdaagse ‘kuur’, waarbij je elke dag een onderdeel van je digitale persoonlijkheid behandelt. Je ontdekt welke informatie er achter de schermen wordt opgeslagen terwijl jij aan het internetten bent. Je vindt er tips zoals Virtual Clara hierboven heeft overgenomen voor je instellingen op Facebook en Instagram. En een fikse waarschuwing als je gmail en aanverwante producten gebruikt!

De Data Detox Kit is oorspronkelijk ontwikkeld door Tactical Technology uit Berlijn. De Friese bibliotheken hebben deze Kit vertaald en geactualiseerd, om inwoners van Friesland te helpen zelf weer grip te krijgen op hun digitale privacy en dat is opgepikt door bibliotheken in de rest van het land. Ook Virtual Clara beveelt deze virtuele kuur van harte aan.

 

Secretaressedag volgens Virtual Clara

Donderdag 18 april is het weer secretaressedag. Dan zeg je met bloemen dat je waardeert wat je secretaresse voor je doet. En dat is natuurlijk heel erg lief. We spreken niet vaak genoeg waardering naar elkaar uit. Maar waarom juist voor die secretaresse? Bedank jij de vuilnisman wel eens? En waarom krijgt de bezorger van folders of de krant eigenlijk een fooi in december, maar de postbode – die juist dan zoveel overuren maakt – niet?

Wat mij betreft hoeven secretaresses niet apart in het zonnetje gezet te worden. Dat je ondersteunt, betekent toch niet dat je minder gewaardeerd wordt? Doorgaans wordt juist een secretaresse met respect behandeld, omdat  iedereen die bij haar aanklopt afhankelijk is van haar medewerking. En de mensen die je ondersteunt, weten donders goed wat je waard bent.

Sterker nog, ik heb gekozen voor een loopbaan als secretaresse, omdat het een beroep is waarin je aan de lopende band eer van je werk hebt en waardering krijgt van de mensen voor wie je werkt. Dat maakt het een heerlijk vak.

Is een bloemetje voor je secretaresse dus nog nodig? Zit je secretaresse er wel op te wachten? Stel je jouw secretaresse op prijs, geef haar dan eens een extra loonsverhoging! Kan ze zelf die bloemen uitzoeken (of iets anders!) Eén ding is zeker: Virtual Clara waardeer je het beste met een opdracht!


Het kwartje van Clara

 

Vroeger zeiden mensen: “Wie voor een dubbeltje geboren wordt, zal nooit een kwartje zijn.” Dus legde mijn opa een kwartje in het wiegje van zijn kinderen. Zestig jaar later volgde ik met enige aarzeling zijn voorbeeld. Ik geloof met heel mijn hart in gelijkwaardigheid, vrijheid en eerlijke kansen. Maar die zijn er in Nederland al, toch?

Misschien ook wel niet, mensen. Want spreek je dialect, dan blijkt het toch een stuk moeilijker carrière te maken. En maak je spelfouten in je tweets of blog, dan vindt hoogopgeleid Nederland al gauw dat er niet meer naar je geluisterd hoeft te worden.

Maar luisteren is belangrijk. Er is niet één waarheid. Of twee. Elke notulist weet dat er onverwachte kanten aan een zaak zitten. Een glas water is halfvol én halfleeg. Maar het is ook een glas: schoon of vies, fragiel of stevig, met of zonder oor. Het water is zuiver, vervuild of aangelengd tot limonade of thee. Het komt uit de kraan, een fles of de sloot. Als je naar dat glas kijkt, zie je de aspecten die voor jou relevant zijn. Praat je alleen met gelijkgestemden, dan zie je dus veel over het hoofd. En als het over een glaasje water gaat, dan geeft dat niets. Maar er zijn op dit moment een paar belangrijke onderwerpen die gebaat zijn bij een goede dialoog. En die komt er pas, als we bereid zijn onaangename waarheden uit te spreken en te horen.

Vluchtelingen zijn kwetsbare mensen, die geholpen moeten worden. Maar hoe arrogant is het om te denken dat  wij in het rijke Westen wel even al het leed in de wereld op kunnen lossen? Hoeveel kwetsbare mensen kan een samenleving dragen? Als die groep groeit, gaat er dan meer geld en zorg naartoe? Of wordt hetzelfde geld gewoon over meer mensen verdeeld? En wie ligt daar wakker van? De kwetsbare mensen die hier al wonen in ieder geval!

Aandacht voor ons klimaat vind ik superbelangrijk. Maar ‘De vervuiler betaalt!’ is te makkelijk. Want we vervuilen allemáál. En niet iedereen kán betalen. Als je gas en stroom duurder maakt, stimuleer je rijke mensen om zuiniger te leven en energiebesparende maatregelen te nemen. Prima natuurlijk. Maar wat als je daar geen geld voor hebt? De mensen met een grote portemonnee zijn van de auto’s, verre vliegreizen, truiendag en riante porties vlees. Maar veel mensen kunnen  zich zo’n levensstijl helemaal niet veroorloven. Die leven al klimaatneutraal: zonder auto, op vakantie in eigen land. Voor hen is elke dag ‘truiendag’. En in een F-woning is het ’s winters ook met een dikke trui slecht toeven als je de verwarming niet aan kunt zetten.

Die boodschap moet ook gehoord worden. En elke keer dat iemand ervoor kiest naar een ander te luisteren, het gesprek aan te gaan, elke keer dat je bereid bent te accepteren dat er meer waarheden zijn dan die van jou én dat jouw waarheid er ook toe doet, is dat een investering in onze gelijkwaardige, vrije samenleving. In vergaderingen gunnen we elkaar een afwijkende mening en zijn we bereid daarnaar te luisteren. We zijn allang overtuigd van de meerwaarde daarvan. Laten we dat principe ook in het dagelijks leven wat meer toepassen!

Vocht in de lucht maakt kou kouder en hitte heter. En ja, dat is onprettig. Maar het kan niet altijd prachtig weer zijn, zonder regen gaan we dood. Dus kom uit je bubbel, doe niet alleen maar lief en sta open voor onaangename waarheden. Wij bepalen zelf of er dubbeltjes en kwartjes bestaan. Juist als iemand op een andere manier communiceert dan jij, voegt wat hij te zeggen heeft waarschijnlijk iets toe.


Zo wordt die rotklus leuk(er)

tip virtual clara

Onze hond had op een stripboek van de bieb geplast en ik moest gaan opbiechten dat het niet meer terugkwam. Nu is het nooit leuk als er iets misgaat met een biebboek en ik heb zo langzamerhand heus een dikke huid opgebouwd. Maar dit vond ik éxtra erg. Want het was ook nog eens een heel erg leuk stripboek. Mijn dochters van 9 en 11 hadden het verhaal (over stoere Franse kinderen in de Tweede Wereldoorlog) allebei gretig verslonden. De jongste had het me zelfs letter voor letter voorgelezen. En het was óók nog eens gloedjenieuw, het eerste deel van een serie die nog maar net begonnen is!

Al met al drukte het wekenlang op mijn gemoed, mijn aversie voor de aanstaande belastingaangifte verbleekte erbij. Maar de inleverdatum naderde met rasse schreden, dus vanmorgen verzamelde ik al mijn moed en toog met frisse tegenzin naar de bibliotheek. Ik had het moment zorgvuldig gekozen: De kinderen waren allemaal uit logeren en ik ging meteen om 10 uur ’s ochtends, zodat het nog rustig zou zijn. De bieb was inderdaad leeg, toen ik bedrukt naar de balie liep. Mijn hondje (de boosdoener in kwestie) zat braaf buiten te wachten, terwijl ik binnen al half en half rekening hield met een totaal biebverbod. Maar o, wat liep het anders!

De dames van de bieb openden hun etalage en zagen het hondje schattig zitten zijn. Ze vroegen me stralend of het van mij was. Ik biechtte meteen maar op dat dit schatje helaas wel een geweldig stripboek had geruïneerd. Waar de dames zowaar hartelijk om moesten lachen! Ze verzekerden me dat ze een nieuw exemplaar zouden bestellen en waren blij dat de serie mijn meiden zo goed bevalt. De boete was nog geen kwart van het door mij voorziene bedrag en in plaats van een biebverbod kreeg ik leestips! Ik danste bijna naar huis, zo blij was ik. Had ik me dáár nu zo druk om gemaakt?

Nu zijn dames die in een bibliotheek werken natuurlijk wel vaker heel erg aardig (hoe zou dat eigenlijk komen?). Maar ik realiseerde me op de terugweg dat er meer redenen waren dat het zo was gelopen. En dit gevoel van opluchting gun ik iedereen. Dus hier (ruim op tijd voor je belastingaangifte ;)) wat tips van Virtual Clara om een rotklus leuk(er) te maken:

Wanneer ga je het doen?

Plan de rotklus zorgvuldig in: Ruim voor het af moet zijn! Dan geeft het niets als er onverwacht iets tegenzit. En zo is er ook nog tijd voor anderen om to the rescue te komen. Zoek bovendien een gunstig moment. Ik ging expres naar de bieb toen het rustig was (zelfs de aardigste biebdame wordt kribbig als er teveel tegelijk op haar afkomt).

Wat kan er roet in het eten gooien?

Zorg dat je je handen vrij hebt voor de rotklus: Kids de deur uit, partner waar nodig op de hoogte, agenda leeg. Anders wordt die geplande datum voor je het weet door iets anders opgeslokt.

Wat heb je nodig?

Zorg dat je alles bij de hand hebt: Ik had vandaag zowaar genoeg geld én de juiste biebpas bij me. Voor een belastingaangifte heb je natuurlijk je DigiD nodig, maar ook een perforator, genoeg inkt in je printer, de WOZ-waarde van je huis, etc.

Komen er andere mensen bij kijken?

Spark joy als het even kan! Heb je niet direct een schattig hondje bij de hand? Zoek dan een andere manier om iemand blij te maken: Neem bijvoorbeeld iets lekkers mee. Het is fijn om iemand een plezier te doen en blij gezelschap doet wonderen voor je eigen humeur.

Waar ben je bang voor?

Vraag je af wat het ergste is wat er kan gebeuren. En hoe waarschijnlijk is dat? Want, oké, echt reëel was dat biebverbod natuurlijk niet. Is er wel kans op een vervelende consequentie, bedenk dan alvast wat je in dat geval kan doen om de schade te beperken.

Waarom gaat het je aan het hart?

Rotklussen zijn vaak naar, juist omdat het iets betreft wat belangrijk voor je is. Zoals een echt goed boek waar je kinderen plezier aan beleefden. Of je eigen bedrijf, waar je zoveel bloed, zweet en tranen in hebt gestopt. Geniet van de waarde die je daaraan hecht: Is het niet geweldig dat je dat eigen bedrijf hebt waar je nu belastingaangifte voor mag doen? En deel datgene wat je plezier geeft ook als je met de medewerker van de belastingdienst of die boekhouder in de clinch moet! Dan maakt juíst die rotste klus je blij!


De ideale assistent

 

 

tip virtual clara

Zoek je een Virtual Assistant? Maak je borst dan maar nat. Want VA’s zijn booming business. En de ene VA is de andere niet. Moet je je ook nog verdiepen in het aanbod! Toch is het best handig en verstandig om af en toe assistentie buiten je organisatie te zoeken.

Gelukkig hebben VA’s ook wel iets met elkaar gemeen. We zijn perfectionistisch! We miepen over komma’s, pixels, het handigste opbergsysteem, de leukste locatie en we vinden kleine details belangrijker dan jij je met je drukke agenda ooit zou kunnen veroorloven. Logisch ook: onze reputatie staat of valt met de virtuele appearance van onze klanten.

Juist omdat we zo’n hekel aan fouten hebben, weten we goed wat we zelf voor je kunnen doen (zo ben ik bijvoorbeeld goed in taal en automatisering) maar we weten ook wat we beter aan een ander kunnen uitbesteden. En dat is goed nieuws voor jou. Want jij hoeft je dus alleen maar te concentreren op je vraag. Wat zoek je precies?

Extra handjes

Zoek je iemand die jou werk uit handen neemt of jouw personeel ontlast? Zet dan eerst op een rij welk werk je wil delegeren. Schuif de taken af die meer energie kosten dan je ervan krijgt, niet het werk waar je blij van wordt!

New skills

Zoek je een VA met vaardigheden die je zelf niet in huis hebt? Wil je deze skills dan eenmalig inhuren, zoek je een langdurige samenwerking of wil je graag zelf (of aan je personeel) leren hoe het moet?

Teamplayer of out-of-the-box?

Heb je iemand nodig die zich voegt naar jouw wensen en jouw bedrijf zoals het is? Of iemand die kritisch bekijkt wat er beter kan? Weet je dat zeker?

Ad hoc of op afspraak?

Zoek je een VA die op afroep voor je klaarstaat of iemand die de werkzaamheden inplant op een moment dat haar uitkomt? Werk je zelf gestructureerd of op gevoel? En hoeveel uur denk je dat je jouw VA nodig hebt, kan ze haar werk voor jou combineren met werk voor andere opdrachtgevers?

Vertrouwen

Een VA werkt vanuit het hart van een bedrijf. Hoeveel toegang geef je jouw VA tot je bedrijf? Mag ze bij vertrouwelijke informatie of juist niet? Wil je haar rechtstreeks laten werken op jouw sociale media kanalen en website? Welke referenties / hoeveel werkervaring heeft een VA nodig voor je haar kunt vertrouwen?

Op afstand

Hoe wil je met je VA communiceren? Een virtual assistant werkt op afstand. Maar hoe intensiever je met iemand samenwerkt, des te belangrijker wordt het om elkaar af en toe in levende lijve te ontmoeten. Mensen varen voor 70% op non-verbale communicatie. Een fysieke ontmoeting kun je eigenlijk alleen schrappen als je elkaar heel goed kent en/of bij duidelijk afgebakende klussen die zichzelf wijzen.


Echt Fijne Feestdagen?

 

tip virtual clara

Verlang je naar Echt Fijne Feestdagen? Doe dan eens iets nieuws: Breng je goede voornemens gewoon nu al in de praktijk! Zo bereik je meer in het oude jaar én je maakt een vliegende start in het nieuwe.

Als de jaarwisseling nadert, maak je als ondernemer even pas op de plaats om te kijken hoe je er voor staat. Dat is met mooie tools als MoneyBird een fluitje van een cent. Je tovert op elk willekeurig moment met een druk op de knop fijne grafiekjes tevoorschijn die laten zien hoe je bedrijf het financieel doet.

Aan het eind van het jaar analyseer je die resultaten kritisch en vraagt je af of je bedrijf nog de goede kant op gaat. Zijn je zakelijke doelen behaald? Bracht dat wat het beloofde, of word je er niet gelukkiger van? Is het beter de koers iets te verleggen? En hoe verhouden je resultaten zich tot de balans tussen werk en privé? Als je in kaart hebt gebracht wat goed gaat en wat beter kan, stel je nieuwe persoonlijke en zakelijke doelen. Om die vervolgens te parkeren tot na de feestdagen. Maar waarom eigenlijk?

Goede voornemens? Aan de slag!

Je verhoogt je kans op Fijne Feestdagen aanzienlijk als je al in december met die goede voornemens aan de slag gaat. Door je te concentreren op wat er volgend jaar beter moet, doe je de successen en overwonnen tegenslagen van het oude jaar tekort. Geniet van je prestaties en gooi er op de valreep nog een schepje bovenop. Daar krijg je energie van!

Plan je nieuwe uitdagingen pas vanaf januari? Dan kan het zomaar gebeuren dat je in die laatste weken van het jaar alleen nog maar losse eindjes afrondt. Die valkuil kun je beter ontwijken. Want dat is helemaal niet leuk! En als niet alles af is wat je weg wilde werken, is dat veelbelovende nieuwe jaar al een beetje mislukt voor het goed en wel begonnen is.

Dus weg met die goede voornemens. Wil je iets veranderen? Doe het dan meteen. Ga al vóór de feestdagen meer sporten. Maak tussen de bedrijven door een vliegende start met dat nieuwe dieet. De zwaarste dagen zijn dan achter de rug vóór het nieuwe jaar begint en als je jezelf tijdens de feestdagen even laat gaan, dan is dat welverdiend, dus extra prettig (en waarschijnlijk ben je sneller voldaan). Loop je al langer rond met het voornemen ergens mee te stoppen? Hak de knoop nú door en er valt een last van je schouders. De feestelijke decemberweken helpen je door de moeilijkste periode heen en je gaat herboren het nieuwe jaar in. Dat voelt pas goed!

Een goed begin is het halve werk!

Ook verbeteringen in je bedrijf kun je prima voorbereiden of in gang zetten in die overloop naar het nieuwe jaar. Het geeft extra voorpret en perspectief tijdens de feestdagen. En zo benut je de optimistische sfeer bij de aanvang van het nieuw jaar optimaal. Het begin van een nieuw jaar is het ideale moment om mensen te verleiden iets in hun werkwijze te veranderen of nieuwe dingen te gaan doen. Maar dan moet je dat ook echt in die eerste dagen al goed in de steigers zetten!

Start dus juist in de drukke decembermaand leuke nieuwe dingen op. Voel je niet schuldig, maak er tijd voor vrij: Zo krijg je positieve energie. Voor je het weet, werk je die losse eindjes op de valreep in één moeite door ook nog even weg. En kun je ontspannen en voldaan een welverdiend feestje vieren.

Virtual Clara wenst je Bijzonder Fijne Feestdagen (en Texelaars: veel plezier met Ouwe Sunder)!


Hoe duurzaam wens jij?

 

tip virtual clara

Een originele kerstwens anno 2018? Virtual Clara zet wat fijne mogelijkheden op een rij. Omdat niet iedereen een secretaresse heeft. Omdat er zoveel mooie manieren zijn om een kerstgroet te versturen. En misschien – wat let je? – maak je de wereld er in één moeite door een beetje beter mee.

Je hebt het vast druk, nu de dagen korter worden. En waarom ook niet? Het is er het weer voor! Maar maak begin december even pas op de plaats om stil te staan bij de aanstaande feestdagen.

Want het einde van het jaar is een ideaal moment om personeel, relaties, klanten te bedanken. Als je dat op tijd goed regelt, begin je in ieder geval relaxter aan je nieuwe jaar. En wie weet opent het zelfs deuren naar nieuwe zakelijke avonturen!

Papier kan écht niet meer. Stuur je goede wensen digitaal!

Kinderfonds UNICEF heeft de bekende luxe kaartcollectie aangevuld met maar liefst 81 zakelijke e-cards! Zo blijft je kerstwens een lust voor het oog, maar kan het geld dat je vroeger kwijt was aan postzegels naar de kinderen die het nodig hebben. En natuurlijk bespaar je met je overstap de nodige bomen! Op unicefcards.nl en e-cards vind je de totale UNICEF-kaartcollectie. Bestel vóór 10 december 2018 met kortingscode UNI18NL03, dan krijg je 5% korting.

Of maak je eigen e-card met een van de foto’s of illustraties van istockphoto. Vandaag (vrijdag) krijg je 20% korting op de istockcredits waar je afbeeldingen en foto’s mee kunt kopen (code SAVE20)! Schaf die credits vast aan dus: https://www.istockphoto.com/

Natuurlijk is er nog véél meer mogelijk. Verstuur bijvoorbeeld eens een persoonlijke (kerst)boodschap in de vorm van een After Effects video: https://jijonline.nu/

Had jij de overstap naar e-cards al lang gemaakt? Overweeg dan ook eens een 2D kerstboom voor op kantoor. Hier vind je een heleboel manieren om je eigen boom te maken.

En dan de relatiegeschenken… doe eens gek: geef niets!

Waarom zou je spullen willen geven of ontvangen die je niet nodig hebt? Volgens Jessica van Handig Goed kun je net zo goed een leeg doosje geven. Met een kerstkaart of cadeau bevestig je het bestaan van de ander en laat je merken dat je hem of haar waardeert. Maar dat kan ook met een briefje, foto of uitnodiging voor een leuke dag. Er is zo veel mogelijk! Dus hebben jouw klanten of relaties al genoeg spullen? Geef ze dan eens niets! Gratis te koop op https://www.handiggoed.nl/

Of doe NIKS kado, een donatie aan Greenpeace. Door NIKS te geven of te vragen stel je Greenpeace in staat om in actie te komen voor een eerlijkere, leefbaardere wereld en breng je weer ietsje minder spullen die wereld in:https://niks.greenpeace.nl/#wat-is-niks

En wie NIKS geeft, hoeft niet met lege handen aan te komen. NIKS komt namelijk in de vorm van een wit pasje. Heeft de ontvanger liever écht niks? Dat kan ook: stop het pasje in de grond en het is binnen enkele dagen verdwenen.

Toch iets geven? Overweeg een virtueel geschenk!

Geef een geit, schoon drinkwater of studiebeurzen via Oxfam Novib https://shop.oxfamnovib.nl/

Plant een boom in een regenwoud https://standfortrees.org/

Of geef een Kiva-card, zodat je relatie zelf microkredieten kan verstrekken aan ondernemers over de hele wereld https://www.kiva.org/

Moet het tastbaar zijn? Maak dan het verschil met een boek!

Het prachtige Palmen op de Noordpool. Voor mensen van 10 tot 110+. Want iedereen heeft het over klimaatverandering. Maar bijna niemand snapt het. Hoog tijd dat daar verandering in komt! Toch? Te vinden op https://www.bol.com/

Stuur jij jouw zakelijke naasten liever vol hoop het nieuwe jaar in? Geef dan het boek Alles wordt beter, van Simon Rozendaal. Want de vooruitgang heeft ons nog niet in de steek gelaten! Ja, natuurlijk zijn er problemen – die zullen er altijd zijn – maar het verleden heeft geleerd dat we die kunnen oplossen. Lang leve de mens! Te vinden op https://www.bol.com/

Natuurlijk schrijf je een mooie persoonlijke kerstwens in het boek. Of plak voorgedrukte stickers met bedrijfslogo en kerstwens als je groots uitpakt.

Soms is de perfecte samenvatting al gemaakt

 

‘Wat ga je nu doen?’ vroeg iedereen toen ik in 2001 afstudeerde als Ruslandkundige. ‘In ieder geval niet vertalen’, zei ik stellig. ‘Ik ga echt niet de rest van mijn leven andermans woorden vertalen, ik heb zelf veel te veel te zeggen!’ Grinnik. Want vijftien jaar later is de rode lijn in mijn carrière toch echt het vastleggen van andermans woorden. Ik heb van notuleren mijn beroep gemaakt.

Natuurlijk doe ik als zelfstandige meer dan notuleren. Ik hou van redigeren, automatisering, post en administratie. Notuleren deed ik daar vaak tussen de bedrijven door bij. Maar sinds ik voor Notuleerservice Nederland aan de slag ben gegaan, spitst mijn werk zich wat prominenter op het notuleren toe. En nu merk ik pas goed hoeveel plezier ik daar in heb. Stralend kom ik terug van vergaderingen waar ik notuleerde. Met een brede lach werk ik sommige audiobestanden uit. En elke keer opnieuw merk ik hoe fijn ik het vind vast te kunnen leggen wat voor verstandige dingen er worden gezegd. Het geeft me hoop dat het wel goed komt met ons.

De perfecte samenvatting

Nu is notuleren natuurlijk ook iets anders dan vertalen. Onhandige opmerkingen mag je weglaten en onenigheden vat je samen in plaats van ze letterlijk te moeten verwoorden uit naam van een ander. Je bent een filter, geen doorgeefluik. Maar soms wil je niet filteren. Soms is de perfecte samenvatting al gemaakt en telt ieder woord. De toespraak die de twaalfjarige Severn Cullis-Suzuki in 1992 in Rio de Janeiro gaf, is niet samen te vatten. Ze zegt alles wat er te zeggen is en het moet allemaal gehoord worden. Ook vandaag. Dus ‘op mijn oude dag’ sla ik toch nog aan het vertalen en vraag ik je even de tijd te nemen om te lezen wat dit meisje te zeggen had. Toen nog namens mij, ik was 15 jaar. En inmiddels tégen mij, een volwassene met kinderen. Luister je liever? Je vindt het Engelstalige filmpje hier.

En dit is wat ze zei:

“Dag, Ik ben Severn Suzuki, en ik spreek voor ECO, de Kinderorganisatie voor Milieu. Wij zijn een groep van twaalf- en dertienjarigen die een verschil proberen te maken: Vanessa Suttie, Morgan Geisler, Michelle Quigg, en ik. We hebben al het geld om hier te kunnen komen zelf bij elkaar gebracht, om 5000 mijl te reizen zodat we jullie, volwassenen, kunnen vertellen dat jullie het anders moeten gaan doen.

Ik sta hier vandaag zonder verborgen agenda om te vechten voor mijn toekomst. Je toekomst verliezen is wat anders dan het verliezen van de verkiezingen, of een paar punten op de aandelenbeurs. Ik sta hier namens alle generaties die nog komen. Ik sta hier namens de kinderen die overal ter wereld sterven, zonder dat hun kreten gehoord worden. Ik sta hier namens de talloze dieren op deze planeet die sterven omdat zij geen kant meer op kunnen. Ik ben bang om buiten in de zon te zijn door de gaten in onze ozonlaag. Ik ben bang om de lucht in te ademen omdat ik niet weet wat voor chemicaliën er in zitten. Ik ging vroeger vaak vissen in Vancouver – waar ik woon – met mijn vader, tot we een paar jaar geleden ontdekten dat de vissen vol kanker zaten. En nu horen we dat er dagelijks dieren en planten uitsterven en voorgoed verdwijnen.

Ik droomde ervan om grote groepen wilde dieren te zien, het oerwoud en regenwouden vol vogels en vlinders, maar nu vraag ik me af of mijn kinderen ze nog wel zullen zien. Moest jij je zorgen maken over zulke dingen toen je zo oud was als ik? Dit alles gebeurt hier vlak voor onze neus en toch gedragen we ons alsof we alle tijd van de wereld hebben en alle oplossingen. Ik ben maar een kind, en ik heb niet alle oplossingen. Ik wil dat jullie je realiseren dat jullie die ook niet hebben. Jullie weten niet hoe je de gaten in onze ozonlaag moeten dichten. Jullie weten niet hoe jullie de zalm terug moeten brengen in een dode stroom. Jullie weten niet hoe jullie een uitgestorven dier tot leven kunnen wekken. En jullie kunnen de bossen niet terugbrengen die ooit groeiden op de plek van de woestijn.

Weet je niet hoe je het kunt repareren, stop dan alsjeblieft met het kapotmaken!

Jullie zijn hier als vertegenwoordiger van jullie regering, voor zaken, als organisator, journalist of politicus. Maar eigenlijk zijn jullie vaders en moeders, zussen en broers, tantes en ooms. En jullie zijn allemaal iemands kind. Ik ben maar een kind, maar ik weet dat we allemaal deel uitmaken van een familie van 5 miljard. Of eigenlijk, van 30 miljoen soorten. En grenzen en regeringen zullen dat nooit veranderen. Ik ben maar een kind, maar ik weet dat we allemaal in hetzelfde schuitje zitten en dat we als één wereld zouden moeten toewerken naar één doel. In mijn woede ben ik niet blind en in mijn angst ben ik niet bang om de wereld te vertellen wat ik voel. In mijn land produceren we zoveel afval. We kopen en gooien weg, kopen en gooien weg, kopen en gooien weg en toch willen de noordelijke landen niet delen met de behoeftigen. Zelfs als we meer dan genoeg hebben, zijn we bang om te delen. We zijn bang om iets van onze rijkdom af te staan.

In Canada leven we bevoorrechte levens met genoeg voedsel, water en onderdak. We hebben horloges, fietsen, computers en televisies. Zo zou ik twee dagen door kunnen gaan. Het was schokkend hier twee dagen geleden in Brazilië tijd door te brengen met kinderen die op straat leven. Dit vertelde één van die kinderen ons: “Ik wou dat ik rijk was. Als ik rijk was, zou ik alle straatkinderen voedsel, kleding, medicijnen, onderdak, liefde en genegenheid geven.” Als een kind dat op straat leeft en niets heeft zo bereid is om te delen, waarom zijn wij die alles hebben dan nog altijd zo hebberig? Ik kan maar niet uit mijn hoofd zetten dat dit kinderen van mijn eigen leeftijd zijn; dat het een gigantisch verschil maakt waar je geboren wordt; dat ik één van deze kinderen zou kunnen zijn, die in de favelas van Rio wonen. Ik zou een uitgehongerd kind kunnen zijn in Somalië of een slachtoffer van de oorlog in het Midden Oosten, of een bedelaar in India. Ik ben maar een kind, maar ik weet dat als al het geld dat aan oorlog wordt besteed in plaats daarvan uitgegeven zou worden aan het vinden van oplossingen voor de milieuvervuiling, het beëindigen van armoede en het sluiten van verdragen, dat deze aarde dan prachtig zou zijn.

Op school, zelfs al bij de kleuters, leren jullie ons hoe we ons moeten gedragen in de wereld. Jullie leren ons niet te vechten met anderen. Om ruzies bij te leggen. Om elkaar te respecteren. Om je eigen rommel op te ruimen. Om levende wezens geen pijn te doen. Om te delen en niet hebberig te zijn. Dus waarom gaan jullie er dan vervolgens op uit om precies die dingen te doen die jullie ons leren niet te doen? Vergeet niet waarom jullie deze conferenties bijwonen. Voor wie jullie dit doen. Wij zijn jullie eigen kinderen. Jullie bepalen in wat voor wereld wij opgroeien.

Ouders zouden hun kinderen moeten kunnen troosten door te zeggen: “Alles komt goed. Het is niet het einde van de wereld. We doen ons best.” Maar ik denk niet dat jullie dat nog tegen ons kunnen zeggen. Staan we überhaupt op jullie prioriteitenlijstje? Mijn vader zegt altijd: ‘Je bent wat je doet, niet wat je zegt.’ Nou, wat jullie doen, maakt me ’s nachts aan het huilen. Jullie volwassenen, jullie zeggen dat jullie van ons houden, maar ik daag jullie uit, voeg de daad bij het woord.

Dank u.”

Tweede kansen

Gesproken woorden vervliegen, dromen vergaan, maar verslaglegging blijft gelukkig altijd bestaan. Klimaatverandering zijn wat je doet de perfecte samenvatting virtual claraVia het internet komt deze dringende boodschap 24 jaar later aan mij voorbij en kan ik hem delen met de mensen in mijn digitale omgeving. Dat is het fijne van verslaglegging, of het nu gefilmd wordt of vastgelegd door een notulist. Het hóeft niet in één keer goed: dat het gezegde vastligt, geeft ons een tweede kans, en een derde, of vierde. Maar als we nu terugkijken naar 1992, als we ons hebben afgevraagd wat er sinds deze nulmeting veranderd is en opnieuw beseffen wat onze stip op de horizon is of zou moeten zijn, dan rijst de vraag: hoe ga ik de daad bij deze woorden voegen?

De wereld is er beter aan toe dan je soms denkt, ik las het vorige week nog bij De Correspondent. Er gebeurt veel goeds en dat leidt ook tot verbeteringen. Maar volwassenen zijn druk. Juíst de vaders en moeders. Gelukkig kunnen we al helpen door de bedrijven en organisaties die aan verandering werken in bedrijf te houden en groot te maken, zoals TexelEnergie en de duurzame energie unie Samen OM of schattige webshops als Handig Goed. We kunnen geniale innovatieve ontwikkelingen stimuleren door gezamenlijk te investeren via Oneplanetcrowd en we kunnen de middenklasse in armere landen versterken door kleine leningen aan ondernemers te verstrekken via Kiva. Het helpt natuurlijk ook om te delen wat je denkt en doet via de sociale media. Samen staan we sterk.

En: we zijn wat we doen. Volwassenen werken. Laten we met z’n allen manieren vinden om de wereld een beetje beter te maken terwíjl we ons dagelijks brood verdienen. Niet alleen ter meerdere eer en glorie van ons welvarende Nederlandje, maar van de hele wéreld. Dat is soms makkelijker dan je denkt: Zo schept hernieuwbare energie banen in de energiesector. Laten we zo groot blijven denken als kinderen. Zet kansen om in initiatieven en daden, organisaties en bedrijven. Verdien je brood met werk dat er toe dóet. En geef onze kinderen de juiste bagage mee om dat zelf ook te gaan doen. Het zal niet morgen alle wereldproblemen oplossen. Maar een goede start kunnen we wel maken. Doe je mee? Elke actie telt.

Werken met gevoel: Lach!

Hoewel ik me graag wat op de achtergrond houd, verraadt mijn ‘Griekse neus’ wel degelijk een mediterraan temperament. Of misschien moet ik het zelfs wel zuidelijker zoeken. Mijn keurige Rooms-Katholieke oma werd tot haar grote verontwaardiging in W.O. II zomaar een dag gevangen gezet vanwege haar Joodse uiterlijk. En toen ik Nederlandse les gaf aan analfabete vrouwen waren de theatrale manieren van de Marokkaanse dames aan mij zeer besteed.

Waar die inborst ook vandaan komt, feit is dat ik een emotioneel mens ben: gauw geroerd, licht ontvlambaar en zeer gepassioneerd. Toch staan emoties me in mijn werk zelden in de weg. Want juist omdat ze zo aanwezig zijn, ben ik me ervan bewust en kan ik mijn rationele denken er makkelijk van loskoppelen.

“Emoties sturen ons denken in een bepaalde richting en kunnen ons reflecterende brein zelfs volstrekt blokkeren”, las ik in ‘Ontketen je brein’ van Theo Compernolle. Als je dan gewoon doordendert, dan handel je irrationeel, onlogisch, onverstandig, onaardig. Toch horen emoties op de werkvloer thuis. Want je kunt ze nu eenmaal niet uitbannen als je aan het werk bent. Ze zijn er, ze horen bij ons. En ja, emoties kunnen een rationeel brein blokkeren. Maar dat hóeft niet. Als je accepteert dat je emoties hebt en niet bang bent voor die van je collega’s, is jouw brein prima in staat om je handelingen van de emotie los te koppelen.

Opleidingsinstituut ICM stuurde me ooit een klein boekje met ‘De 10 tips voor Succesvol Communiceren’. Grappig genoeg blijkt dat vooral een richtlijn voor het rationeel omgaan met emoties. De gouden tip is volgens mij een simpel feitje: zeventig procent van onze communicatie zit in lichaamshouding. Je kunt emoties op de werkvloer wel uitbannen door er niet over te spreken en misschien heb je zelf niet eens meer in de gaten dat ze er zijn. Maar pas op! Je lichaamstaal geeft ze tóch weg; en daar reageren de mensen om je heen weer op. Accepteer dus maar gauw dat emoties ‘part of the equation’ zijn. Mannen lijken daar soms beter in dan vrouwen. Een grapje is een hele praktische, positieve manier om emotie te erkennen en neutraliseren. Als je krampachtig probeert emotie uit je werk te bannen, dan gaat het juíst mis.

Succesvol communiceren is niets anders dan logica en emotie met elkaar verbinden. Veel mensen denken dat je moet kiezen. En dat is ook zo. Mensen houden niet van negatieve emoties als angst, ongerustheid, vijandigheid, apathie, haat, verdriet, woede, ontevredenheid, wrok, isolement, wantrouwen en weerstand. Het zit nu eenmaal in ons en het komt soms aan de oppervlakte. Maar deze emoties maken je niet gelukkig. Probeer ze zo snel mogelijk los te laten.

Wel is het handig om je op zo’n moment of bij terugkerende negatieve emoties af te vragen of ze misschien een signaal zijn dat er iets moet veranderen. In dat geval loont het om daarmee aan de slag te gaan. En dat heeft de meeste kans van slagen als je voor dat doel je positieve gevoelens inzet, zoals hartstocht, verlangen, zelfvertrouwen, plezier, betrokkenheid, trots, moed, ergens onderdeel van uitmaken, autonomie, affectie, liefde, vertrouwen, vastberadenheid, loyaliteit, je gerespecteerd voelen, onbaatzuchtigheid, empathie, ondernemingsgeest en de bereidheid om te veranderen. Deze emoties maken wél gelukkig. Maar: houd maat. Het is niet positief als vertrouwen of onbaatzuchtigheid je verplichtingen en zakelijke doelen in gevaar brengt.

Hoe combineer je logica en emotie nu verstandig? Straal bewust positieve emoties uit met je houding en taalgebruik. Mensen spiegelen namelijk. Je kunt een negatieve spiraal doorbreken door je verstand in te schakelen en te besluiten om de negatieve emoties van een ander te spiegelen met een positieve houding van jezelf. Zo help je de ander ook om zijn emoties in bedwang te krijgen. En is het nodig om een keer negatieve feedback te geven? Begin dan altijd met vier (!) positieve dingen. Leuk bijkomend voordeel: tegen de tijd dat je die bedacht hebt, vind je negatieve feedback misschien niet eens meer zo urgent…

Je kunt je emoties ook logisch beïnvloeden door van perspectief te veranderen. Maar pas op, mensen spiegelen niet alleen, ze projecteren ook! We zijn geneigd te denken dat een ander zich voelt zoals we ons zélf zouden voelen in een bepaalde situatie. Je voorkomt grote missers door goed te luisteren naar wat een ander eigenlijk zegt. Neem de tijd, laat iemand zijn verhaal doen. En vráág mensen met wie je werkt wat ze van jou verwachten of hoe je hen kan helpen. Echte openbaringen krijg je niet als je nieuw land vindt, maar als je bekend terrein door nieuwe ogen ziet.

En tot slot: Positieve gevoelens zijn extra krachtig als ze ontstaan door negatieve emoties om te buigen. Gelukkig heeft de mensheid een wondermiddel tot zijn beschikking gekregen om dat voor elkaar te krijgen. Wil je een negatieve emotie ombuigen in een positief gevoel? Hou dan op met wat je denkt en doet en: lach!

PS: ben je verdrietig? Lach dan niet, huil!