Het klimaat: Dit denk ik, wat vind jij?

virtual clara notulist VA virtual assistant secretaresse VA transcriptie

Van klimaat heb ik geen verstand, ik heb er niet voor geleerd. Maar de afgelopen jaren kwam het onderwerp geleidelijk op mijn pad (bij wie niet?). Dus laten we het er eens over hebben. Want we kunnen er eigenlijk niet meer omheen: Het ‘klimaat’ klopt deze zomer aan de deur.

Texelse zon

Voor mij was klimaat niet echt een issue, tot ik in 2011 op Texel kwam wonen en ontdekte dat de Texelaars een eigen energiecoöperatie hadden opgericht. Gewone mensen die hun energievoorziening in eigen hand namen. Wat een bijzonder initiatief! Ik was meteen verkocht. We werden natuurlijk lid en klant van TexelEnergie en participeerden in een prettig laagdrempelig zonnepanelenproject dat uiterst lucratief bleek. Geen ingewikkelde technische toestanden en onze gehuurde panelen draaiden als een zonnetje. Dus ik begon energie te gebruiken als de zon scheen. En dat voelde goed, het klópt. Het is prettig. Ook nu we verhuisd zijn naar een woning zonder panelen let ik op de zon. Want TexelEnergie genereert de meeste eigen energie via zonnepanelen. En zonnepaneeleigenaren gebruiken zelf niet alles wat ze opwekken, ze leveren ook terug. Dat weet ik nu uit de eerste hand.

Hoe CO2-neutraal ben jij?

Ondertussen barstte de CO2-discussie los. Toevallig hebben mijn man en ik allebei geen rijbewijs, dus ons gezin met drie kinderen leeft relatief CO2-neutraal. Vliegen wil ik niet meer sinds de aanslagen in New York en Philadelphia. Mijn man fietst naar zijn werk en ik werk al jaren grotendeels vanuit huis, dus zelfs het openbaar vervoer gebruiken we zelden.

Dat trok me paradoxaal genoeg makkelijker de klimaatdiscussie in. Misschien ken je dat wel. Ik krijg altijd de neiging om te gaan lijnen als ik merk dat ik gewicht begin te verliezen. En zo kreeg de klimaatbeweging mijn sympathie omdat ons gezin al aardig op de goede weg leek. Maar hoe het precies zat met die opwarming van de aarde, dat wist ik eigenlijk niet. Vorige zomer besloot ik daar verandering in te brengen. Ik koos ‘The Revenge of Gaia: Why the Earth is Fighting Back – and How we Can Still Save Humanity (2006)’ als vakantielectuur.

Nou, dat heb ik geweten! In ‘De wraak van Gaia’ zet wetenschapper James Lovelock nauwgezet uiteen wat ons de komende jaren te wachten staat. Hoe de mens de opwarming van de aarde heeft veroorzaakt. Dat die opwarming binnen niet al te lange tijd grote delen van de wereld onleefbaar zal maken. En dat de aarde zelf, Gaia, die opwarming met maatregelen zal terugdraaien om haar ecosysteem te redden. Zoals dat al miljoenen jaren gebeurt. Hoe? Nou, bijvoorbeeld door vulkanen uit te laten barsten. Want de uitstoot van as brengt een filter in de lucht dat de zonnestralen afschermt. En op die manier koelt de aarde weer een beetje af. De conclusie van James Lovelock: De aarde zelf is niet in gevaar, er zal weer nieuw leven komen. ‘Alleen’ voor het huidige leven op aarde wordt het penibel…

James Lovelocks boek staat vol interessante informatie. Zo legt hij uit dat koken op gas vooral zo schadelijk is door het methaan. Dat ontsnapt elke keer dat de gaskraan wordt opengedraaid terwijl de pit nog niet is aangestoken. Voor één huishouden is het ontsnapte methaan verwaarloosbaar, maar het gaat nu eenmaal niet om één huishouden. En methaan is vele malen schadelijker dan CO2 omdat het niet wordt afgebroken.

Horrorscenario of realiteit?

Ik las het boek al met al in één adem uit. Maar natuurlijk nam ik alle onheilstijdingen over het klimaat met een korreltje zout. Want het is me nogal een horrorscenario, wat hij uit de doeken doet. En, belangrijker, zijn voorspellingen leken niet uitgekomen! James Lovelock voorspelde dat de ernst van de situatie rond 2015 evident zou zijn. Maar toen ik zijn boek aan het begin van de zomer 2018 las, leek er eigenlijk nog helemaal niet zoveel aan de hand.

En dan haalt de tijd je in. Ik had ‘De wraak van Gaia’ nog niet weggelegd, of ik stuitte in het Drents museum in Assen op een tentoonstelling over energie. Onderdeel van de expositie was een wereldbol waarop je kon zien welke delen van de aarde door klimaatverandering onleefbaar zullen worden, waar straks geen voedsel meer kan worden verbouwd, waar enge ziektes de overhand zullen krijgen. En tot mijn schrik onderbouwde dat plaatje alle beweringen van James Lovelock die me zo vergezocht hadden geleken. Was er inmiddels wetenschappelijke consensus over zijn horrorscenario? En toen deed ook het klimaat zelf een duit in het zakje. Het was uitzonderlijk mooi weer, die junimaand. Mijn gezin bofte dat we het zo troffen op onze vakantie-in-eigen-land. Maar fietsend door het Drentse landschap zagen we de velden graan en mais wegkwijnen onder de brandende zon, snakkend naar een druppel water. En ja, dat was best beangstigend.

Wat is waar?

Sindsdien roert James Lovelocks verhaal zich in mijn achterhoofd bij alles wat er gebeurt. Vertelt het KNMI dat de ongekende hittegolf deze zomer te maken heeft met een gewijzigde straalstroom, dan vraag ik me af of dat soms samenhangt met de windmolenparken op zee. Lovelock was daar mordicus op tegen, vanwege hun invloed op de winden die Europa haar zachte klimaat geven. Bij berichten over de Brexit moet ik steeds denken aan Lovelocks constatering dat Engeland de komende tientallen jaren relatief veilig zal zijn. Helemaal als ik bedenk dat Lovelock zijn werkzame leven (hij is nu in de negentig) eindigde als politiek adviseur. Welk advies gaf hij de Britse machthebbers? “Gooi de boel op tijd op slot?” En ja, als er wordt geroepen dat de vele vulkaanuitbarstingen van de afgelopen jaren geen onderlinge relatie hebben, dan neem ik dat met een flinke korrel zout. Want is dat niet gewoon Gaia die in actie komt?

James Lovelock ging de mist in met zijn inschatting wanneer de situatie kritiek zou worden. Volgens hem had dat al in 2015 moeten gebeuren. In mijn ogen zijn we nu ‘pas’ op het punt aangeland dat de opwarming van de aarde niet meer te ontkennen valt. Maar voor die misrekening van James Lovelock zijn verklaringen te vinden. Zo vermoeden KNMI-onderzoeker Sybren Drijfhout en een Franse collega bijvoorbeeld dat de opwarming van de aarde tijdelijk stilstond omdat de oceanen warmte absorbeerden. Die geven ze nu weer terug. En daarom, voorspelden zij eind 2017 al, zitten we nu in een periode van vijf warme jaren. Dat lijkt aardig uit te komen. Maar ja, wat is waar?

Als je als leek van een afstandje de situatie volgt, kun je van alle informatie die via via tot je komt best een logisch verhaal maken. En het is maar net welke insteek je kiest. De meningen lopen nogal uiteen. Maar volgens mij is het klimaat vooral een exacte wetenschap. Meetbaar, herhaalbaar en daardoor ook voorspelbaar (ook al verrekent men zich nu en dan en is het onderwerp zo breed dat het moeilijk is om overzicht te krijgen). En ik denk niet dat kleine veranderingen als rekeningrijden en 0-op-de-meter woningen ons gaan redden. Volgens Lovelock moeten we het van de briljante geesten hebben die op kosten van de overheid met de meest inventieve oplossingen komen. Waterstof. Betere dijken. Een supersonisch zeildoek in de ruimte om de zon te weerkaatsen. Of iets anders geniaals waar nog niemand aan heeft gedacht.

Virtual Clara Texel virtual assistant notulist transcriptie typist redactie redigeren

Dit denk ik

James Lovelock was ooit een roepende in de woestijn. Maar nu we de gevolgen van klimaatverandering aan den lijve ondervinden, verandert dat in rap tempo. Steeds meer mensen denken dat klimaatverandering zowel echt als gevaarlijk is. Ik ben er daar één van. De jarenlange droogte in Australië, hevige regenval in Sudan. Genadeloze hitte in Frankrijk, Nederland, België. Overstromingen, prairiebranden, eindeloze winter. Het wordt steeds extremer. Dus. Wat nu?

Ga niet in discussie over de vraag of het nodig is stappen te nemen. Ga in gesprek over de te nemen stappen. 

Ik roei met de riemen die ik heb (en twijfel over een roeibootje op zolder). Ik pas mijn huis zo goed mogelijk aan op stijgende energieprijzen. Lees me in en denk vooruit. Probeer mijn tuin regen proof te maken door de tegels eruit te halen. En ik denk dat het nu wel heel heet is af en toe, maar dat het ook zomaar heel koud zou kunnen worden. Daarom besteed ik mijn geld liever aan isolatie dan aan zonwering of ventilatie. En verder kocht ik voor mijn kinderen Palmen op de Noordpool (wat natuurlijk niemand wilde lezen, maar ik heb geduld).

Kijk ik naar het grote plaatje, dan maak ik me zorgen. Ik ben blij, elke keer dat iemand als Gerrit Hiemstra (wat een held!) de moeite neemt om te reageren op een sceptische opmerking. Elke keer dat iemand die echt weet waar hij het over heeft (omdat hij ervoor gestudeerd heeft, ja) de dialoog aangaat. Elke keer dat iemand kritiek serieus neemt. Want ik denk dat we in Nederland de handen ineen moeten slaan. Ik denk dat er kritiek is omdat mensen zich onveilig en ongehoord voelen. Ik denk dat klimaat’oplossingen’ als rekeningrijden of duurder gas geen oplossing zijn, omdat ze de opwarming van de aarde niet meer kunnen stoppen of terugdraaien. En ik denk dat zulk beleid de meeste Nederlanders wel in de financiële problemen zal brengen. Ik denk dat veel mensen daar bang voor zijn. En ik denk dat dit onze stabiele, veilige samenleving potentieel ondermijnt.

Laten we een voorbeeld nemen aan de manier waarop Gerrit Hiemstra op Twitter met mensen in gesprek gaat. Maar laten we de discussie ook een treetje hoger tillen. Laat die klimaatkonijnen maar uit de hoge hoed komen. Welke klimaatplannen hebben de politieke partijen op de korte termijn? Is de angst voor eigen portemonnee van ‘de man in de straat’ terecht? En welke concrete stappen neemt de politiek om ons land te verdedigen tegen de gevolgen van de opwarming van de aarde? Volgens mij heel veel. Vertel dat dan ook! Veeg het klimaat niet meer onder het vloerkleed. Bang zijn mensen allang.

Geef de burger geen excuus meer om klimaatontkenner te spelen! Ga niet in discussie over de vraag of het nodig is stappen te nemen. Ga in gesprek over de te nemen stappen. En start met publieke voorlichting op grote schaal. In korte, krachtige Jip en Janneke taal. Want meedenken kunnen we allemaal. Dat denk ik dus. Wat denk jij?

Virtual Clara 2011-2019 VA notulist virtual assistant prijs transcriptie tekst redigeren secretaresse prijs

Opgeruimd de zomer in

virtual clara notulist VA virtual assistant secretaresse VA transcriptie

Met de grote vakantie in aantocht schakelt iedereen net even een tandje hoger om alle lopende zaken af te ronden. De post speelt daarin een centrale rol. Want niemand zit te wachten op een uitpuilende brievenbus. Je waarnemer weet er geen raad mee en je wordt er zelf ook niet vrolijk van. Niet als je aan het afronden bent voor vertrek met zonnige bestemming, maar al helemaal niet als je straks uitgerust weer aan het werk wil gaan. Dus maak nu vast korte metten met die post overload!

Papieren post

Het is vrij eenvoudig om paal en perk te stellen aan de papieren post. Beperk je ongeadresseerde papieren post per direct door een Ja Nee sticker te bestellen (ook die leuke Loesje variant) of af te halen (alleen Ja Nee en Nee Nee) bij de balie van je gemeente. Dan blijft er nog een heleboel ongewenste geadresseerde papieren post over. Maar ook daar kun je je voor afmelden! Dat doe je per adres en naam via Postfilter.nl. Je moet er even een account voor aanmaken, maar dan is het ook in een oogwenk geregeld. Het duurt vervolgens nog een paar weken voor het goed werkt. Dus geef het meteen even prioriteit!

Virtual Clara assistant secretaresse tip e-mail inbox hulp ondersteuning opruimen

E-mail op orde

En dan nu de e-mail! Ruim je inbox één keer goed op en hou hem daarna makkelijk op orde met een praktische werkroutine. Afhankelijk van de staat van je inbox, kan het handig zijn om hier een dagdeel voor te reserveren. Gun je die tijd: al doende rond je meteen een heleboel losse eindjes af voor je vakantie! Zo krijg je jouw e-mail op orde:

  1. Lees deze stappen eerst een keer allemaal door.
  2. Maak maximaal 10 mappen onder je inbox, waaronder in ieder geval een map Oud en een map Lezen. Je kunt daarnaast een Afgehandeld gebruiken of een Privé en een Zakelijk. Of je benoemt een aantal lopende projecten of vaste opdrachtgevers. Kies wat voor jou werkt, maar maak niet te veel mappen! Een globale indeling is makkelijker in het gebruik. Denk ook even na over de juiste volgorde. Als je de mappen een naam met een nummer geeft, komen ze op een vaste volgorde onder je inbox. Helemaal bovenaan zet je (1) een map als Lezen, die je niet wilt vergeten. Helemaal onderaan zet je de minst belangrijke map, bijvoorbeeld (9) Oud. Voltooide projecten en opdrachten sleep je hier naartoe.
  3. Sorteer nu alle e-mail in je inbox op datum. Sleep alle e-mail die meer dan 2 maanden oud is in de map Oud. Heb je straks tijd over? Dan kun je daar alsnog doorheen. Bekijk nu de recentere e-mail.
  4. Sorteer op alfabet (afzender of onderwerp). Begin met de mailinglists. Meld je af als je niets met een mailinglist (meer) doet en verwijder alle e-mails uit deze groep. Wil je lid blijven en de e-mails misschien nog een keer lezen? Sleep de e-mails dan naar de map Lezen (als je er een keer voor wil gaan zitten) of Afgehandeld (als je er misschien nog een keer naar wil zoeken).
  5. Nu de rest van de e-mails. Handel alle e-mail die je meteen af kan handelen nu af, van oud naar nieuw. Gooi weg wat onzin is (meld je af als dat kan). Handel af wat je meteen kan doen. Sleep de e-mail daarna naar Afgehandeld of – als je meerdere projecten of opdrachtgevers of onderwerpen hebt die je uit elkaar wilt houden – naar de betreffende map in je mappenstructuur. Wil je een afgehandelde e-mail toch in je Postvak IN laten staan omdat er losse eindjes zijn? Dan valt die e-mail nu onder de e-mails van stap 6.
  6. De e-mails die nu nog in je inbox staan, zijn de oorzaak van je steeds opnieuw dichtslibbende Postvak IN. Want vaak doe je niet meteen iets met een e-mail, maar wil je het onderwerp niet uit het oog verliezen of wil je er pas op een later moment iets mee. Laat zo’n e-mail niet in je inbox staan, maar zet hem op een takenlijst. In Outlook sleep je de e-mail simpelweg naar het taakicoontje. Dan komt er een pop up waar je een datum en tijd kan ingeven waarop je de e-mail weer wil zien.
  7. Heeft jouw e-mailpakket geen takenlijst, dan gebruik je misschien een takenlijst app als Evernote of To-do-ist? Bedenk zelf hoe je het e-mailbericht zo praktisch en snel mogelijk om kan zetten in een taak die weer onder je aandacht komt op het juiste moment zonder dat je er iets extra’s voor hoeft te doen. Let op: de e-mail moet dus A. in een dagelijks gebruikt takenpakket (of zelfs papieren agenda?). En het moet B. erg makkelijk zijn om de e-mail in een taak om te zetten, zodat je het niet uitstelt.
  8. Heb je een taak gemaakt? Sleep de e-mail zelf dan naar je e-mailarchief, ook al heb je er dus nog niets mee gedaan. Op het juiste moment komt hij weer onder je aandacht.

En voilà: Je Postvak IN is opgeruimd! Het is handig je e-mail nu dagelijks op deze manier bij te houden. Je laat alleen in je inbox staan wat je wil doen zodra je even tijd hebt. Lopen de e-mails je beeldscherm af, dan staat er te veel in en moet je er wat kritischer doorheen. Ben je een tijd afwezig of heb je het toch een paar weken te druk? Dan heb je met deze richtlijnen ook een dichtgeslibde inbox in no time weer op orde. Laat die vakantie nu maar komen!

Virtual Clara 2011-2019 VA notulist virtual assistant prijs transcriptie tekst redigeren secretaresse prijs

Waar zijn we nou helemaal mee bezig?

tip virtual clara

Virtual Clara is niet zo van de plannen en de visie. Geef ons maar concrete bergen werk te verzetten. En dan graag op stel en sprong. Maar wat we doen, moet wél zin hebben. In een groter plaatje passen. 

Af en toe maken we dus pas op de plaats om ons af te vragen: Waar zijn we nou helemaal mee bezig?

Toen Clara in 2011 uit haar veilige maar saaie loondienstcocon kroop en virtueel ging ondernemen, had ze een duidelijk beeld van eenmanszaken. Ze zag grote bedrijven en organisaties als een stabiele kern met daaromheen een nieuwe, flexibele schil van zelfstandige ondernemers zonder personeel. De geoliede machines in de kern, het frisse elan van de nieuwe garde. En de gedachte aan de mooie wisselwerking daartussen maakte haar blij.

Het grotere plaatje in de praktijk

Natuurlijk bleek de praktijk complexer. Virtual Clara opereert in de flexibele schil én in de stabiele kern. We maken documenten op voor bedrijven die te klein zijn voor een vaste huisstijl en stroomlijnen nieuwsbrieven en mailings. We corrigeren op afroep teksten in alle soorten en maten. De grotere bedrijven in de stabiele kern hebben daar vaak eigen personeel voor. In zulke organisaties notuleren we juist veel.

En in de praktijk blijkt het werkveld groter. Virtual Clara gaat  natuurlijk ook wel eens voor particulieren aan de slag. Zo werken we ook interviews uit voor studenten. We redigeren sollicitatiebrieven en scripties. We notuleren voor verenigingen. En we vonden een extra laagje tussen de stabiele kern en de flexibele buitenschil: de verzamelbedrijven.

Deze parapluorganisaties verbinden de vraag in de stabiele kern en op de particuliere markt met het aanbod in de flexibele schil. Zo werken notuleerdiensten en tekstbureaus met een flink arsenaal vaste freelancers, om flexibel aan de vraag tegemoet te kunnen komen en continuïteit en kwaliteit te garanderen. Virtual Clara werkt voor zulke parapluorganisaties. Maar we kijken ook uit naar de lancering van beroepsvereniging VSP. Die belooft een keurmerk te ontwikkelen voor Virtueel Support Professionals. En Virtual Clara wil graag zelf zo’n kwaliteitsgarantie afgeven. Omdat we het liefst rechtstreeks voor onze klanten werken.

Virtual Clara goed snel betaalbaar notulist va assistant secretaresse

En onze visie?

Virtual Clara voelt zich na acht jaar ondernemen nog goed thuis in haar grotere plaatje. We specialiseren niet op doelgroep, maar doen graag korte klussen voor iedereen. Particulier, (semi)overheid en zakelijk markt. In de flexibele schil, de stabiele kern én de tussenlaag. Voor links, rechts, extreem of meer van het midden. Religieus, seculier, boos of zen.

We leveren kwaliteit. En we houden van klanten met een kleinere portemonnee. Dat zie je ook in onze tarieven terug. Klussen voor starters of kleine bedrijven zijn leuk om te doen. En ze sluiten goed aan bij Virtual Clara’s favoriete werkwijze. Klanten met een klein budget hebben doorgaans geen vaste VA nodig maar willen af en toe hulp invliegen. En dat is mooi. Want Virtual Clara werkt het liefst ad hoc. We houden van deadlines en verrassingen. Ons bedrijf is ingericht op maximale flexibiliteit en we kunnen eigenlijk overal vandaan werken.  We nemen geen grote vaste opdrachten aan. En daarom is Virtual Clara meestal ook echt ad hoc beschikbaar. We leveren snelle, betaalbare service van hoge kwaliteit.

Virtual Clara draait op deze manier minder omzet, maar maximaliseert het werkplezier. We kunnen het iedereen aanraden.

Virtual Clara 2011-2019 VA notulist virtual assistant prijs transcriptie tekst redigeren secretaresse prijs


Open en bloot

tip virtual clara

Als je geen rijbewijs hebt, overkomt het je af en toe: Mensen die vanuit de auto naar je zwaaien en zich niet realiseren dat jij op de fiets heel zichtbaar bent, maar zij in hun auto niet of nauwelijks. Wie er zwaait? Geen idee!

Op de fiets ben je benaderbaar. Je maakt contact met de voetgangers en fietsers om je heen (al is het maar een lach of snauw, een korte groet). Soms fiets je een stukje met iemand op voor een praatje. En als het regent, word je nat. Heel natuurlijk, best lekker.

Stap je in je auto, dan sluit je alles even buiten. Jij ziet de wereld nog wel, maar die wereld ziet vooral de auto. En ik kan me voorstellen dat ook dat af en toe heerlijk is. Maar we kiezen er wel erg graag voor om ons af te zonderen. Door de auto te pakken, boodschappen te laten bezorgen, thuis te werken, online coachingstrajecten te doen.

Maar dat contact met andere mensen hebben we eigenlijk zo nodig! Als je met anderen praat, nuanceert dat je ideeën. Van anderen leer je. Ze helpen je om blinde vlekken te zien. En zeker in je werk heb je contact met anderen nodig om verandering en verbetering mogelijk te maken.

Vergadercultuur is tegenwoordig vaak het mikpunt van spot. Maar die cultuur is er niet zómaar. Het is super vervelend om te moeten vergaderen. Niemand wil dat. Maar resultaat heeft het meestal wel. Het heeft zin je medewerkers te verplichten af en toe bij elkaar te komen om met elkaar te praten over wat iedereen doet en vindt. Een goede werkgever snapt dat je mensen moet vertellen wat er in het beleid gaat veranderen, dat je geen memo moet sturen. En dat het waardevol is om brainstorms te organiseren. Vergaderen levert informatie en nieuwe inzichten op. Verbetert verstandhoudingen. En je weet beter wat je met elkaar aan het doen bent, als je er af en toe over vergadert.

Het is moeilijk iets soortgelijks te creëren als je niet in loondienst bent, als je zelfstandig thuis werkt. Het is niet eenvoudig om online door te praten over concepten, ze te laten groeien, om los te laten, te delen en samen te werken met mensen die je niet kent en niet ziet. En het is ook niet makkelijk om mensen bij elkaar te brengen als de dwang van de werkgever er niet is. Want het is vaak niet leuk om met anderen te communiceren. Het onderwerp spreekt je niet aan, of de machtsverhoudingen zijn niet prettig. Het is naar om met mensen die je niet zelf uitkiest te moeten praten over dingen die je aan het hart gaan. En in je eentje gaat alles sneller. Maar samen kom je verder.

Dus stap op die fiets! Geef je bloot, stel je open. En bezoek bijeenkomsten die je relevant vindt. Bouw een netwerk van bevlogen mensen, en breid dat als het even kan ook uit met ‘vervelende’ mensen. Want die verbreden je blik. Kom uit die auto. En haal het beste uit jezelf! Voor je het weet, bezoek je een vergadering waar iets bijzonders gebeurt. Waar goede ideeën vleugels krijgen. En fundamenten voor een betere toekomst worden gelegd.

Een virtuele notulist: hoe dan?

tip virtual clara

Wordt jouw vergadering wel eens genotuleerd door iemand die er niet bij was? Het gebeurt steeds vaker, en het is heel handig! Al was het alleen maar omdat je niet meer vooraf hoeft te bedenken of er een notulist nodig is. Dat bepaal je gewoon achteraf.

Het werkt heel simpel: Laat je eigen aantekeningen uitwerken of lever een audiobestand aan; dan neem je gewoon de vergadering op met je smartphone.

Virtual Clara notuleert nu vier jaar virtueel. Soms werkt ze een audio-opname uit tot woordelijk verslag, soms is een samenvatting van het geluidsbestand voldoende.

Wie is er aan het woord?

Als je virtueel notuleert, zie je niet wie er spreekt en je mist de meeste lichaamstaal. Maar dat is geen probleem als je alleen wilt laten vastleggen wat er is gezegd of afgesproken. Bij een brainstorm bijvoorbeeld, of een bestuursvergadering. Wil je wel weten wie wat zei, dan is uit stemgeluid en context meestal op te maken wie er aan het woord is. Zeker als de aanwezigen zich aan het begin van de vergadering voorstellen, maar een presentielijst helpt ook.

Een bedreven voorzitter maakt het de virtuele notulist extra makkelijk door elke spreker die het woord krijgt bij naam te noemen. Dat lijkt misschien omslachtig, maar is eigenlijk altijd een goed idee. Want je betrekt een deelnemer actiever bij de vergadering door zijn of haar naam te noemen.

Lichaamstaal

Bijna alle non-verbale communicatie gaat aan een virtuele notulist voorbij. Oogcontact en gezichtsuitdrukkingen, maar ook kleding, houding, lichaamsgeur en zweetdruppels, ze heeft er geen erg in. En dat geeft helemaal niets! Want voor de notulist is het niet relevant. Non-verbale communicatie is wel belangrijk voor degenen die aan het vergaderen zijn. Het helpt als je ziet hoe anderen aan tafel zitten. Het speelt een rol in de manier waarop de vergadering verloopt. Maar een notulist staat buiten de vergadering. Voor het verslag is het niet relevant of de sfeer vijandig was of gemoedelijk, of iemand paars aanliep van woede of vergeten was zijn schoenen te poetsen.

Want een goed verslag beperkt zich juist tot het verbale deel van de communicatie. Alleen de besluiten die zijn genomen en de feitelijke onderbouwing daarvan zet je zwart op wit. Onderlinge onuitgesproken boodschappen spelen een belangrijke rol in de vergadering. Maar alleen het resultaat van deze o zo relevante onderstroom wordt gevangen in een verslag. Helemaal prima dus als de notulist er niet bij is!

Resultaat

Als je gewend bent je vergaderingen op te nemen, kun je altijd achteraf, op grond van de inhoud van de vergadering of op verzoek van een aanwezige, besluiten om notulen te laten maken. En dat is handig.

Als je aan het vergaderen bent, communiceer je met de aanwezigen op allerlei niveau’s. Je verwerkt de informatie die op je afkomt, werkt aan je band met de anderen en probeert ook nog eens je persoonlijke agenda af te werken, je eigen belangen te behartigen. Geen wonder dat je niet altijd alles meekrijgt wat er wordt gezegd. Wat je wel hoort, blijft ook niet allemaal hangen. En dat geldt voor iedereen aan tafel. Daarom is het een goed idee er een gewoonte van te maken je vergaderingen op te nemen. Komt het er eens op aan, dan is een duidelijk virtueel verslag zo geregeld. En soms bespaart dat je een hoop gedoe.

Virtual privacy: doe eens een kuurtje!

Een goede secretaresse weet haar mond te houden. Maar dan ben je er nog niet! Of je nu een kletskous bent of een binnenvetter, op internet is iedereen vogelvrij.

Met deze tips van Virtual Clara bescherm je snel en fatsoenlijk je virtuele privacy. Met een heuse virtuele kuur voor wie echt van de hoed en de rand wil weten. Dus zit je na de belastingaangifte nog lekker in je workflow? Gooi dat kuurtje er dan meteen even achteraan!

#ComeToTheDuckSide

Wil je niet dat anderen zien welke informatie jij opzoekt? Via DuckDuckGo vind je alle informatie die je zoekt op laptop, tablet of smartpone. Neem de tijd om het in te stellen, je krijgt er geen spijt van. Begin bijvoorbeeld met de smartphone app, waar je jouw zoekgeschiedenis door vlammen kan laten verzwelgen. Smaakt dat naar meer? Ze hebben ook een fijne Privacy Crash Course!

Internetbankieren

Gebruik voor het internetbankieren altijd de app van je eigen bank. Dat is veel veiliger dan bankieren via de browser. Zit je toch vaak achter je pc te bankieren? Dan is ESET Internet Security misschien wat voor jou. Naast een prima computerscan is er ook een programma voor veilig internetbankieren.

Wachtwoorden

Het is best logisch, maar heel bewerkelijk dat je voor elke website een ander wachtwoord moet gebruiken. Ben je het onthouden moe? Gebruik dan een wachtwoordmanager of digitale kluis om je wachtwoorden in op te slaan. Virtual Clara gebruikt KeePass op haar pc. Dat is lekker solide, maar werkt helaas niet op Apple apparaten. Wil je jouw wachtwoorden vanaf al je apparaten kunnen opzoeken in dezelfde app? Kijk dan eens naar dashlane.com of lastpass.com. Ze hebben allebei een gratis en een betaalde variant.

Een goed wachtwoord bedenk je niet zelf, maar maak je met een generator. Bijvoorbeeld met deze onlinewachtwoordgenerator.

Facebook

Welke gegevens deel jij met Facebook? Zet in ieder geval deze stappen om je privacy te beschermen:

  • Log in bij Facebook en ga naar Instellingen > Privacy.
  • Zet Locatie uit.
  • Selecteer Vrienden bij Wie kan jouw toekomstige berichten zien?
  • Selecteer Vrienden bij Wie kan jou zoeken met behulp van het e-mailadres/telefoonnummer dat je hebt opgegeven?
  • Kies Nee bij Wil je dat zoekmachines buiten Facebook doorverwijzen naar jouw profiel?
  • Nu ga je naar Settings > Tijdlijn en Taggen. Kies Alleen ik of Vrienden bij Wie kan berichten waarin je bent getagd op je tijdlijn zien?
  • Doe hetzelfde bij Wie kan zien wat anderen op jouw tijdlijn plaatsen?

Instagram

Als je Instagram gebruikt, doe dan hetzelfde:

  • Log op je computer in bij Instagram > accounticoontje > tandwiel > Privacy en beveiliging
  • Privé-account > vink aan
  • Activiteitsstatus > vink uit bij Activiteitsstatus weergeven
  • Foto’s van jou > Handmatig toevoegen
  • Menu links > Bevoegde toepassingen > verwijder gekoppelde apps

Smaakt dat naar meer? Of wil je weten waarom het verstandig is dit zo in te stellen? Doe eens een data-detox en zie welke gegevens er allemaal over jou verzameld worden en wat je daar zelf aan kunt doen!

Data detox?

Met de Data Detox Kit volg je online een achtdaagse ‘kuur’, waarbij je elke dag een onderdeel van je digitale persoonlijkheid behandelt. Je ontdekt welke informatie er achter de schermen wordt opgeslagen terwijl jij aan het internetten bent. Je vindt er tips zoals Virtual Clara hierboven heeft overgenomen voor je instellingen op Facebook en Instagram. En een fikse waarschuwing als je gmail en aanverwante producten gebruikt!

De Data Detox Kit is oorspronkelijk ontwikkeld door Tactical Technology uit Berlijn. De Friese bibliotheken hebben deze Kit vertaald en geactualiseerd, om inwoners van Friesland te helpen zelf weer grip te krijgen op hun digitale privacy en dat is opgepikt door bibliotheken in de rest van het land. Ook Virtual Clara beveelt deze virtuele kuur van harte aan.

 

Secretaressedag volgens Virtual Clara

Donderdag 18 april is het weer secretaressedag. Dan zeg je met bloemen dat je waardeert wat je secretaresse voor je doet. En dat is natuurlijk heel erg lief. We spreken niet vaak genoeg waardering naar elkaar uit. Maar waarom juist voor die secretaresse? Bedank jij de vuilnisman wel eens? En waarom krijgt de bezorger van folders of de krant eigenlijk een fooi in december, maar de postbode – die juist dan zoveel overuren maakt – niet?

Wat mij betreft hoeven secretaresses niet apart in het zonnetje gezet te worden. Dat je ondersteunt, betekent toch niet dat je minder gewaardeerd wordt? Doorgaans wordt juist een secretaresse met respect behandeld, omdat  iedereen die bij haar aanklopt afhankelijk is van haar medewerking. En de mensen die je ondersteunt, weten donders goed wat je waard bent.

Sterker nog, ik heb gekozen voor een loopbaan als secretaresse, omdat het een beroep is waarin je aan de lopende band eer van je werk hebt en waardering krijgt van de mensen voor wie je werkt. Dat maakt het een heerlijk vak.

Is een bloemetje voor je secretaresse dus nog nodig? Zit je secretaresse er wel op te wachten? Stel je jouw secretaresse op prijs, geef haar dan eens een extra loonsverhoging! Kan ze zelf die bloemen uitzoeken (of iets anders!) Eén ding is zeker: Virtual Clara waardeer je het beste met een opdracht!


Zo wordt die rotklus leuk(er)

tip virtual clara

Onze hond had op een stripboek van de bieb geplast en ik moest gaan opbiechten dat het niet meer terugkwam. Nu is het nooit leuk als er iets misgaat met een biebboek en ik heb zo langzamerhand heus een dikke huid opgebouwd. Maar dit vond ik éxtra erg. Want het was ook nog eens een heel erg leuk stripboek. Mijn dochters van 9 en 11 hadden het verhaal (over stoere Franse kinderen in de Tweede Wereldoorlog) allebei gretig verslonden. De jongste had het me zelfs letter voor letter voorgelezen. En het was óók nog eens gloedjenieuw, het eerste deel van een serie die nog maar net begonnen is!

Al met al drukte het wekenlang op mijn gemoed, mijn aversie voor de aanstaande belastingaangifte verbleekte erbij. Maar de inleverdatum naderde met rasse schreden, dus vanmorgen verzamelde ik al mijn moed en toog met frisse tegenzin naar de bibliotheek. Ik had het moment zorgvuldig gekozen: De kinderen waren allemaal uit logeren en ik ging meteen om 10 uur ’s ochtends, zodat het nog rustig zou zijn. De bieb was inderdaad leeg, toen ik bedrukt naar de balie liep. Mijn hondje (de boosdoener in kwestie) zat braaf buiten te wachten, terwijl ik binnen al half en half rekening hield met een totaal biebverbod. Maar o, wat liep het anders!

De dames van de bieb openden hun etalage en zagen het hondje schattig zitten zijn. Ze vroegen me stralend of het van mij was. Ik biechtte meteen maar op dat dit schatje helaas wel een geweldig stripboek had geruïneerd. Waar de dames zowaar hartelijk om moesten lachen! Ze verzekerden me dat ze een nieuw exemplaar zouden bestellen en waren blij dat de serie mijn meiden zo goed bevalt. De boete was nog geen kwart van het door mij voorziene bedrag en in plaats van een biebverbod kreeg ik leestips! Ik danste bijna naar huis, zo blij was ik. Had ik me dáár nu zo druk om gemaakt?

Nu zijn dames die in een bibliotheek werken natuurlijk wel vaker heel erg aardig (hoe zou dat eigenlijk komen?). Maar ik realiseerde me op de terugweg dat er meer redenen waren dat het zo was gelopen. En dit gevoel van opluchting gun ik iedereen. Dus hier (ruim op tijd voor je belastingaangifte ;)) wat tips van Virtual Clara om een rotklus leuk(er) te maken:

Wanneer ga je het doen?

Plan de rotklus zorgvuldig in: Ruim voor het af moet zijn! Dan geeft het niets als er onverwacht iets tegenzit. En zo is er ook nog tijd voor anderen om to the rescue te komen. Zoek bovendien een gunstig moment. Ik ging expres naar de bieb toen het rustig was (zelfs de aardigste biebdame wordt kribbig als er teveel tegelijk op haar afkomt).

Wat kan er roet in het eten gooien?

Zorg dat je je handen vrij hebt voor de rotklus: Kids de deur uit, partner waar nodig op de hoogte, agenda leeg. Anders wordt die geplande datum voor je het weet door iets anders opgeslokt.

Wat heb je nodig?

Zorg dat je alles bij de hand hebt: Ik had vandaag zowaar genoeg geld én de juiste biebpas bij me. Voor een belastingaangifte heb je natuurlijk je DigiD nodig, maar ook een perforator, genoeg inkt in je printer, de WOZ-waarde van je huis, etc.

Komen er andere mensen bij kijken?

Spark joy als het even kan! Heb je niet direct een schattig hondje bij de hand? Zoek dan een andere manier om iemand blij te maken: Neem bijvoorbeeld iets lekkers mee. Het is fijn om iemand een plezier te doen en blij gezelschap doet wonderen voor je eigen humeur.

Waar ben je bang voor?

Vraag je af wat het ergste is wat er kan gebeuren. En hoe waarschijnlijk is dat? Want, oké, echt reëel was dat biebverbod natuurlijk niet. Is er wel kans op een vervelende consequentie, bedenk dan alvast wat je in dat geval kan doen om de schade te beperken.

Waarom gaat het je aan het hart?

Rotklussen zijn vaak naar, juist omdat het iets betreft wat belangrijk voor je is. Zoals een echt goed boek waar je kinderen plezier aan beleefden. Of je eigen bedrijf, waar je zoveel bloed, zweet en tranen in hebt gestopt. Geniet van de waarde die je daaraan hecht: Is het niet geweldig dat je dat eigen bedrijf hebt waar je nu belastingaangifte voor mag doen? En deel datgene wat je plezier geeft ook als je met de medewerker van de belastingdienst of die boekhouder in de clinch moet! Dan maakt juíst die rotste klus je blij!


De ideale assistent

 

 

tip virtual clara

Zoek je een Virtual Assistant? Maak je borst dan maar nat. Want VA’s zijn booming business. En de ene VA is de andere niet. Moet je je ook nog verdiepen in het aanbod! Toch is het best handig en verstandig om af en toe assistentie buiten je organisatie te zoeken.

Gelukkig hebben VA’s ook wel iets met elkaar gemeen. We zijn perfectionistisch! We miepen over komma’s, pixels, het handigste opbergsysteem, de leukste locatie en we vinden kleine details belangrijker dan jij je met je drukke agenda ooit zou kunnen veroorloven. Logisch ook: onze reputatie staat of valt met de virtuele appearance van onze klanten.

Juist omdat we zo’n hekel aan fouten hebben, weten we goed wat we zelf voor je kunnen doen (zo ben ik bijvoorbeeld goed in taal en automatisering) maar we weten ook wat we beter aan een ander kunnen uitbesteden. En dat is goed nieuws voor jou. Want jij hoeft je dus alleen maar te concentreren op je vraag. Wat zoek je precies?

Extra handjes

Zoek je iemand die jou werk uit handen neemt of jouw personeel ontlast? Zet dan eerst op een rij welk werk je wil delegeren. Schuif de taken af die meer energie kosten dan je ervan krijgt, niet het werk waar je blij van wordt!

New skills

Zoek je een VA met vaardigheden die je zelf niet in huis hebt? Wil je deze skills dan eenmalig inhuren, zoek je een langdurige samenwerking of wil je graag zelf (of aan je personeel) leren hoe het moet?

Teamplayer of out-of-the-box?

Heb je iemand nodig die zich voegt naar jouw wensen en jouw bedrijf zoals het is? Of iemand die kritisch bekijkt wat er beter kan? Weet je dat zeker?

Ad hoc of op afspraak?

Zoek je een VA die op afroep voor je klaarstaat of iemand die de werkzaamheden inplant op een moment dat haar uitkomt? Werk je zelf gestructureerd of op gevoel? En hoeveel uur denk je dat je jouw VA nodig hebt, kan ze haar werk voor jou combineren met werk voor andere opdrachtgevers?

Vertrouwen

Een VA werkt vanuit het hart van een bedrijf. Hoeveel toegang geef je jouw VA tot je bedrijf? Mag ze bij vertrouwelijke informatie of juist niet? Wil je haar rechtstreeks laten werken op jouw sociale media kanalen en website? Welke referenties / hoeveel werkervaring heeft een VA nodig voor je haar kunt vertrouwen?

Op afstand

Hoe wil je met je VA communiceren? Een virtual assistant werkt op afstand. Maar hoe intensiever je met iemand samenwerkt, des te belangrijker wordt het om elkaar af en toe in levende lijve te ontmoeten. Mensen varen voor 70% op non-verbale communicatie. Een fysieke ontmoeting kun je eigenlijk alleen schrappen als je elkaar heel goed kent en/of bij duidelijk afgebakende klussen die zichzelf wijzen.